「やさしい日本語」で、情報を分かりやすくお届けします

左からダンさん、中井係長、松本文書改革専門官

国際課　ダンさん：
　まず、外国人住民の多い中央区役所と一緒に、「やさしい日本語」を実践するときのポイントの整理や、「やさしい日本語」にすることでどのくらい文書が分かりやすくなるのかという検証をしました。
役所をやさしく、「やさしい日本語推進プロジェクト」

　これを踏まえて、神戸市の文書改革専門官である松本さんや、日本語教師、外国人住民に委員になってもらい、分かりやすい文書に関する研修や、実際の文書を取り上げて、分かりやすくするための意見交換を行いました。

文書改革専門官　松本さん：
　市から発信される文書にはいくつかの傾向が見られます。
　たとえば、文書作成者が持っている情報を全部伝えようとするあまり、一番伝えたいことが埋もれてしまいがちということもその一つです。｢伝える｣ことに力を入れてしまい、受信者である市民がどのような情報を必要としているかという視点を見失ってしまうのです。
　結果、市民にとって｢分かりづらい｣＝｢伝わらない｣文書を作ってしまうことになります。

　読み手に思いを馳せること、言い換えれば、読み手に寄り添うことで情報の優先順位も変わります。発信者としてだけではなく、受信者としての視点を持つことで文書の見え方・書き方が大きく変化します。
　今回のプロジェクトの中では、参加者の視点の変化に伴って文書ががらりと変わっていく姿が印象的でした。

国際課　ダンさん：
　改善した事例として、国民年金保険料に関するチラシがあります。もともとは文字数や難しい用語が多く、受け取った人は何をしたら良いのか分かりにくいものでした。

　それを、まず簡単な言葉に置き換え、箇条書きや図を使って分かりやすくしました。さらに、「やさしい日本語」やイラストを使った外国人向けも用意しました。

＜改善後（「やさしい日本語」）＞

国際課　ダンさん：
　「やさしい日本語」を実践するとき、単に日本語表現をやさしくするだけではなく、常に受け手となる市民目線に立つことを心がけています。

　一つは、「読む負担を軽減」することです。
　外国人住民にヒアリングしたとき、市役所からもらった案内を見ずにそのまま捨ててしまうケースをたくさん耳にしました。理由の中に、「言葉が難しい」と「文字だらけで、読む気がしない」があります。

　そこで、まず読もうと思っていただくために、色や文字の大きさを工夫したり、イラストや図を入れたり、視覚的に負担を減らすことを心がけています。読み手のニーズに合わせて、情報量を最小限に抑えて、日本語を読む負担を減らすことにも気を付けています。

　もう一つは、「『知らない』が前提」ということです。
　市役所が発信する文書には、専門用語や難しい言葉がたくさんあります。そういう言葉は、日本語が得意ではない人に届けるのは、使うべきではありません。
　さらに、外国人住民にとっては理解できない日本の制度や概念もたくさんあります。たとえば、僕の出身のベトナムでは、ごみは分別せずにまとめて出すのが当たり前なので、ごみを出すのにルールがあることを理解し身につけるのはなかなか大変なことです。

　そうした文化的な背景・知識量の違いにも配慮して、文書を読むときに前提となる情報ができる限り少なくなるよう、読み手に寄り添って情報を発信することを大切にしています。
 

昨年4月に文書改革専門官に就任した松本さん。
あらゆる部署から分かりやすい文書作成の相談を受け、改善提案・発信を行っている。