須磨区北須磨支所保健福祉課における個人情報の紛失

1.概要
須磨区北須磨支所保健福祉課において、新生児訪問指導票および質問票セット（1名分）について紛失していることが2024年1月26日に判明しました。
現在のところ、個人情報が外部へ流出した事実は確認されておりません。

2.紛失した資料
2023年11月21日に作成した新生児訪問指導票および質問票セット（1名分）

3.新生児訪問指導票・質問票セットに記載する項目
①新生児訪問指導票
家族構成（氏名・生年月日、住所、電話番号）、妊娠中・分娩時・出生時の状況、出生場所
訪問時の児の体重・頭囲・胸囲などの身体状況、先天性代謝異常検査実施の有無、新生児聴覚検査の結果
母の健康状態、面談指導事項
②質問票セット
質問票に掲げられた設問への回答

4.経緯
新生児訪問した際には、新生児訪問指導票および質問票セットを作成し、記録しています。作成後は市役所に送付し、システムへ入力した後、市役所から北須磨支所へ返却され保管・管理しています。
2024年1月26日、4か月児健診の準備をしていたところ、2023年11月21日に作成した新生児訪問指導票および質問票セットの原本が見当たらず、市役所に送付した記録がなかったことから、紛失が判明したものです。判明直後から、所内をくまなく探しましたが、発見できていません。
なお、新生児訪問指導票および質問票セットは、北須磨支所から市役所に送付する以外に外部に持ち出す書類ではありません。

5.対応
2024年1月31日（水曜）に電話で謝罪と経緯の説明を行い、2月9日（金曜）、ご本人の意向をふまえて対面で再度説明を行いました。

6.再発防止に向けた取り組み
・改めて新生児訪問指導実施後の指導票等の流れおよび保管方法を見直し、適切な書類管理の徹底を図ります。
・個人情報保護の重要性、厳格な取り扱いについて、関係職員に対し改めて周知徹底し、再発防止に努めます。