WEBツールを利用した採用活動（人事・採用担当の方）
WEB面接の流れ
WEB面接の注意点
①求職者へ面接ツール等の接続先を事前に連絡 ②面接当日、面接ツールで接続
③接続状況等の確認後面接開始 ④終了 といった流れになります。
対面の面接と違い、事前に面接ツールでスケジューリングをしたり、面接開始後に音声や映像のチェック、ツールやネットワークでトラブルが発生した際、臨機応変に対応できるか等、対面面接よりもチェックしなければならない項目が沢山あります。
①求職者へ面接ツール等の接続先を事前に連絡
面接が決まり次第、応募者宛にWEB面接で使用するツール（Zoom、Skype、LINE他）、アクセス先URL、パスワード等を連絡します。
例えば、Zoomの場合は、スケジュール機能が搭載されており、新しくスケージュールを立てると、開催日時やアクセスするためのURL、パスワード等、一通りの情報をまとめてコピーすることができます。
それらの情報を求職者へ送り、事前にツールのインストール作業を行ってもらう旨を連絡しましょう。
また、面接中のアクシデントが起こった際に面接中でも繋がる連絡先を応募者宛に伝えておきましょう。
②面接当日、面接ツールで接続 開始10～5分前には面接ツールでログインした状態にしておき、求職者のログインを確認でき次第、接続をONにします。
③接続状況等の確認後面接開始
質疑応答等を行う前に、まず求職者に
・こちら側からの音声は正常に聞こえているか
・映像は問題なく映っているか
を確認し、もしも問題が発生しているようであれば、エラーが解消できるように、ツールの操作方法や、端末側でのエラー回避方法を案内しましょう。
正常に接続できていればWEB面接を開始します。
④終了 質問等がないことを確認し、面接終了を伝え、WEB面接ツールを終了します。
面接時に必要な道具・環境
スムーズに面接を行うためには、事前に機材や環境を整えておくことが重要です。
パソコン、ヘッドセット、WEBカメラ、インターネット環境等、しっかりと準備をしておきましょう。
最近のノートPCにはカメラ、マイクが搭載されているものがほとんどですが、画質や集音機能が低いものもありますので、その場合は別途機器の購入が必要です。
①WEBカメラ
・画素数
数値が高いほど画質が良くなります。
200万画素（720P）以上推奨
・フレームレート
数値が高いほどスムーズな映像になります。
15fps 以上推奨
・フォーカス機能
自動・固定フォーカス推奨
②ヘッドセット（またはマイク・イヤホン）
パソコンに内蔵されているマイクでは、パソコンを操作をする際に音を拾ってしまう可能性があるため、外付けのマイク、またはヘッドセットを使用します。
マイクとイヤホンは別々でも問題ありませんが、イヤホンを両耳につけてしまうと、自分の声が聞こえづらくなるため、片耳用のヘッドセットをおすすめします。
常時動画でのやりとりになるため、パソコンの場合は有線LANを使用すると通信が途切れる心配はありませんが、スマートフォン等、WiFiしか利用できない場合は、安定した通信環境が必要です。
ツールによって推奨される通信速度は違いますが、例えばZoomの1対1でのビデオ通話ですと
■ 高品質ビデオ通話：600Kbps（アップロード/ダウンロード）
■ 720p ハイビジョンビデオ通話：1.2Mbps（アップロード/ダウンロード）
■ 1080p ハイビジョンビデオ通話：3.8 Mbps / 3.0 Mbps（アップロード/ダウンロード）
最低でも上記の速度が必要となります。
（Zoom公式 システム要件： https://support.zoom.us/hc/ja/articles/201362023）
面接を行う環境のネットワーク回線速度がどの程度であるか、WiFiだけでなく、有線環境であっても念のため事前に確認しておきましょう。
（Netflixインターネット回線速度テスト：https://fast.com/ja/）
対面の面接で使用している会議室等を使用しましょう。 席を決めたら、面接ツールを起動して、部屋の照明や窓からの光など、画面に表示された自身がどのように映っているか、顔・上半身が見えやすい位置を探しておきます。
WEB面接で必要な基礎知識、心得
WEB面接に不慣れな応募者も沢山いるため、通常の面接よりも丁寧に、わかりやすく言葉を伝えることが大切です。
面接時のフォローや気配りで応募者からの会社の印象は大きく変わります。
良い人材を確保するためにもフォローや気配りを忘れずに面接を行いましょう
WEB面接を取り入れることで、県外の求職者にも間口を広げられ、採用側の選択肢も広がりますが、今後もデジタルデバイスに不慣れな求職者は多くいると思われます。
ツールの操作などでフォローできる部分はフォローし、お互いが納得できる面接の場を作り、良い人材を逃さないようにしましょう。
・通常の面接よりも丁寧に、相手にわかりやすくはっきりと言葉を伝える
WEB面接ツールには基本的に音声チェック機能がついているので、マイクに不備はないか、自分の声がどう聞こえているか確認しておきましょう。
・面接のメモを取る際はパソコンやタブレットへの入力はNG
パソコンで面接のメモをとってしまうと、小さな音と思っていても入力音が響いて、求職者に悪印象を与えてしまう可能性があります。
開始・終了以外はできるだけマウス、キーボードには触らず、メモの際はノートを使用するようにしましょう。
・視線はできるだけカメラへ
画面の相手の目を見て会話をしてしまうと、相手には視線がずれた映像が映ってしまうため、話をする際はカメラを見ながら通話をして、求職者が落ち着いて話せるように心掛けましょう。
事前に社内の方とテスト接続を行い、マイクの音量やカメラの映り具合、カメラを置く位置などを確かめておくことで、落ち着いて面接ができます。
・面接内容を録画する場合は、必ず開始前に応募者へ確認をとる
WEB面接の良い点は、録画機能を使用して後から内容を見返せる点ですが、必ず事前の案内メールや、接続時に採用活動だけのために録画をしている旨を伝え、同意してもらいましょう。
WEB面接をスムーズに進めるための事前準備
WEB面接では、端末やツール、ネットワークの不調等、予期せぬトラブルが発生してしまう可能性があるため、事前にできる限りの下準備が必要です。
また、求職者側でトラブルが発生した場合にもすぐにフォローできるようにしておきましょう。
WEB面接の普及とともに、面接や会議のツールが爆発的に増加しています。
フリーソフトのツールも多く出ていますが、セキュリティ面で不安な要素があります。
多くの個人情報をやり取りする場となりますので、コストがかかる場合もありますが、情報漏洩等を防ぐため、セキュリティ対策が十分に施されたツールを使用してください。
面接中、メールの受信通知音などが入ってしまうと、面接がストップしてしまう可能性があります。
事前に面接ツール以外のソフトは終了させて、メールや更新の通知が入らないように、すべての通知はOFFにしておきます。
【Windowsの場合】
［設定」→［通知とアクション］→通知をオフ
それ以外にも、端末やセキュリティソフトのアップデート等、事前に更新できるものは更新を行っておきましょう。
このようなことから、WEB面接は一過性のものではなく、コロナ禍が終わった後も引き続き採用活動の大きなツールとして利用されることが予想されます。良い人材を逃さないためにも、WEB面接を導入しませんか。
ここではその一例をご紹介します。